1. Definir producto y destino
Describa la categoría del aceite, el uso final y la presentación que desea estudiar. Aclare si se venderá embotellado, se reenvasará o se incorporará a una elaboración. Añada país, punto de entrada y destino de entrega para que la consulta no dependa de supuestos logísticos o regulatorios.
Identifique a la empresa que actuará como importador y a las personas responsables de compras, calidad y despacho. Esas funciones pueden recaer en operadores diferentes. Antes de pedir una oferta definitiva, compruebe qué decisiones tomará cada uno y qué información necesitan intercambiar para aprobar la operación.
2. Consultar los requisitos del mercado
Utilice las fuentes oficiales del país con los datos de su operación. Para Canadá, AIRS permite orientar la revisión y deben comprobarse licencia, controles preventivos y trazabilidad según su aplicabilidad. Para Estados Unidos, evalúe notificación previa, registro aplicable y obligaciones del importador FSVP.
Para la Unión Europea, Access2Markets ayuda a revisar aranceles, origen y documentos, junto con las normas pertinentes del aceite de oliva y el etiquetado. En Arabia Saudí y Emiratos Árabes Unidos, confirme los procesos de la autoridad competente y los requisitos del destino concreto. Una revisión regional genérica no sustituye ese trabajo.
3. Acordar producto y condiciones
Compare las propuestas con una especificación común y con el mismo alcance de entrega. Verifique la categoría, los datos del lote que deban aportarse, la presentación y los documentos confirmados. La acidez por sí sola no acredita una clasificación virgen extra o virgen: se requieren otros criterios químicos y sensoriales.
Precise cantidad, unidad, base de entrega y lugar convenido. Identifique los gastos incluidos y aquellos que deberá contratar o pagar el comprador. Confirme por escrito disponibilidad, condiciones comerciales y plazos acordados antes de organizar actuaciones que dependan de ellos; una preferencia inicial no constituye una condición confirmada.
4. Revisar documentos antes de la salida
Con el importador y el operador logístico, determine qué documentos corresponden a la operación. Revise la coherencia de la descripción, las cantidades, el origen declarado, la identificación del lote y los datos de las partes entre factura, lista de contenido, transporte y documentos específicos aplicables.
Si hay etiquetas o registros que requieren revisión previa, complete ese trabajo antes de autorizar la etapa que dependa de su aprobación. Conserve versiones identificadas y un registro de asuntos pendientes. Una discrepancia detectada a tiempo es más fácil de aclarar que un expediente contradictorio durante el despacho.
5. Preparar la recepción y cerrar el expediente
Informe al almacén sobre la llegada prevista, el tipo de carga y los requisitos de descarga acordados. Defina qué comprobará al recibir: integridad, cantidades, identificación y documentación. Para granel, confirme previamente compatibilidad de equipos y condiciones de trasvase con las personas que realizarán la operación.
Registre el resultado de la recepción y comunique cualquier incidencia con referencias precisas al pedido y al lote. Conserve los documentos para su trazabilidad y obligaciones aplicables. La primera importación también sirve para revisar su proceso interno antes de plantear compras posteriores; no sustituye las comprobaciones que deba repetir en cada operación.
| Etapa | Comprobación antes de avanzar |
|---|---|
| Definición | Producto, uso, destino e importador identificados |
| Requisitos | Fuentes oficiales revisadas para la operación |
| Oferta | Especificación y alcance comercial acordados |
| Preparación | Documentos y etiquetas coherentes y revisados |
| Recepción | Controles y registro de trazabilidad organizados |
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